ERP: Contabilium

Contabilium es un sistema de gestión contable y comercial en la nube, muy utilizado por empresas mayoristas en Argentina para facturación electrónica AFIP, control de stock y administración de ventas. Al conectar tu tienda VentasxMayor con Contabilium, los pedidos mayoristas se envían automáticamente al sistema de gestión con formato listo para facturar, y el stock y los precios se mantienen actualizados en tu catálogo online.

Cómo funciona

Desde Configuración > ERP seleccioná Contabilium e ingresá tu ID, email y API Key. Una vez conectado, VentasxMayor se comunica con Contabilium a través de su API REST:

• Los pedidos viajan desde VentasxMayor hacia Contabilium cada vez que un comprador mayorista confirma una orden. El pedido llega formateado y listo para generar la factura.
• El stock y los precios viajan desde Contabilium hacia VentasxMayor de forma automática, agrupando las actualizaciones para optimizar el rendimiento.

Antes de activar la integración

Para que la sincronización funcione bien desde el primer día, alineá la información entre ambos sistemas:

• Asegurate de que cada producto en VentasxMayor tenga el mismo SKU (código) que en Contabilium. Es la única forma en que los dos sistemas pueden vincular productos entre sí.
• Verificá que el precio y el stock iniciales coincidan en ambos lados antes de prender la sincronización.
• Si manejás depósitos o listas de precios específicas en Contabilium, anotá los nombres exactos para usarlos al configurar la integración.

Campos de configuración

Después de cargar los datos, podés usar el botón Verificar configuración para que VentasxMayor compruebe las credenciales, el depósito y la lista de precios contra la API de Contabilium y te muestre errores, advertencias y detalles antes de operar.

Qué se sincroniza

Pedidos (VentasxMayor → Contabilium)

Cada pedido confirmado se envía a Contabilium con formato listo para facturación:

• Datos del comprador (nombre, apellido, identificación CUIT/DNI, email, teléfono, dirección, ciudad, provincia, país, código postal).
• Listado de productos con código SKU, cantidad, precio unitario, IVA y bonificación.
• Recargos de pago y de envío como ítems adicionales cuando corresponden.
• Observaciones del pedido y fecha de emisión.
• El estado se envía como Aceptada (o Cancelada si el pedido fue anulado en VentasxMayor).
• Los descuentos se aplican a nivel de ítem o como un ítem aparte de "Descuento" según la configuración.
• Los códigos de producto se envían en mayúsculas automáticamente.

Si después de confirmar el pedido lo editás en VentasxMayor y Contabilium todavía no procesó la orden, la edición se reenvía automáticamente. Una vez que modificás el estado del pedido en Contabilium (por ejemplo, lo facturás, lo pasás a cotización o editás la factura), Contabilium deja de aceptar más cambios desde VentasxMayor para ese pedido. Si necesitás corregirlo después de ese punto, vas a tener que aplicar el cambio en los dos sistemas por separado.

Stock (Contabilium → VentasxMayor)

Los niveles de stock se consultan desde Contabilium y se actualizan en tu catálogo. Si configuraste un depósito específico, solo se trae el stock de ese depósito. Los productos se vinculan por código SKU.

Precios (Contabilium → VentasxMayor)

Los precios mayoristas se obtienen desde la lista de precios configurada en Contabilium. Si no configuraste una lista específica, se usa la predeterminada. Los precios se ajustan según las opciones de Sin IVA y ¿Precio final?.

Comportamiento de la sincronización

Pedidos

• Modo: Automático al confirmar el pedido.
• Momento: Inmediatamente después de que el comprador confirma la orden.
• Errores: Se registran en el historial de logs ERP del pedido. Desde la ficha del pedido podés reintentar el envío manualmente con el botón de reintento.

Stock y precios

• Acumulación de cambios: Cuando guardás un producto o cuando Contabilium notifica cambios, los SKUs afectados se acumulan en una cola interna. Un proceso central toma esa cola cada 3 minutos y le pide a Contabilium los datos actualizados, en lugar de hacer un pedido por cada cambio.
• Sincronización al crear o editar productos: Cuando creás un producto nuevo o editás cualquier campo de un producto activo, al guardar se solicita automáticamente precio y stock a Contabilium.
• Sincronización de fondo programada: Adicionalmente se ejecuta una sincronización masiva agendada que recorre todos los productos del catálogo contra Contabilium, como red de seguridad ante cambios que no se hayan propagado.
• Paginación: Los productos se traen de Contabilium en páginas de a 100, con una pequeña pausa entre páginas para no saturar el servidor.
• Límites de tasa: Si Contabilium responde con error HTTP 429 (demasiadas solicitudes), VentasxMayor reintenta automáticamente hasta 10 veces con una pausa de 60 segundos entre cada intento.
• Detección de SKUs no encontrados: Cuando se hace una sincronización masiva, VentasxMayor identifica los productos que existen en tu catálogo pero no en Contabilium y los marca como no coincidentes para que los revises.

Códigos de producto

• Los códigos SKU se convierten automáticamente a mayúsculas antes de enviarlos a Contabilium. Si tus productos tienen códigos en minúsculas en VentasxMayor, llegarán en mayúsculas a Contabilium.

Forzar una sincronización manual

Una vez conectada la integración, en la pantalla de configuración del ERP aparece la sección de Soporte de Sincronización. Desde ahí podés:

• Actualizar todos los productos: dispara una sincronización masiva contra Contabilium. Trae precios, stock y datos del producto desde el ERP. La operación puede tomar varios minutos y no se puede interrumpir; puede sobrescribir cambios locales.
• Actualizar producto (por SKU): ingresá un código SKU específico para sincronizar solo ese producto.

Antes de ejecutar cualquiera de las dos acciones, VentasxMayor te pide confirmación porque la sincronización puede sobrescribir cambios hechos en la web.

Gestión unificada en Contabilium

Una vez activa la integración, administrá los precios y el stock únicamente en Contabilium. Cualquier cambio que hagas directamente en VentasxMayor puede ser sobrescrito por la próxima sincronización. La regla práctica es: el ERP es la fuente de verdad para precio y stock; la tienda online refleja esos datos.

Consejos

• Definí claramente la Lista de Precios si manejás múltiples listas en Contabilium. La lista incorrecta puede hacer que tus compradores vean precios que no corresponden a tu canal mayorista online.
• Si vendés productos bajo pedido o fabricación, activá Sin Stock para evitar que se bloqueen ventas por falta de inventario registrado en el ERP.
• Usá Descuento en items si tu equipo de facturación necesita ver el descuento aplicado a cada producto individual en Contabilium, en lugar de una línea separada.
• Revisá la configuración de Sin IVA y ¿Precio final? cuidadosamente. Una configuración incorrecta puede generar diferencias entre el precio que ve el comprador y el que se registra en Contabilium.
• Antes de cambiar el estado de un pedido en Contabilium, verificá que no necesites hacer ningún ajuste más en la información del pedido desde VentasxMayor. Una vez modificado el estado, esos cambios no se sincronizan más.
• Si ves errores frecuentes de límite de tasa (429), puede ser señal de que estás actualizando demasiados productos a la vez. Considerá hacer actualizaciones en horarios de menor actividad.
• Tené en cuenta que los códigos de producto se envían en mayúsculas. Asegurate de que los códigos en Contabilium estén en mayúsculas para que coincidan correctamente.